Adatvédelmi Szabályzat

Hatályos: 2024. május 15-től
Utolsó módosítás: 2024. május 15.

Tartalomjegyzék

• Bevezetés
• Az Adatkezelő Adatai
• Adatkezelési Alapelvek
• Az Adatkezelés Jogalapja
• Kezelt Adatok Köre és Céljai
• Az Adatok Forrása
• Adattárolási Idő
• Adatfeldolgozók
• Adattovábbítás Harmadik Országba
• Adatbiztonsági Intézkedések
• Az Érintettek Jogai
• Sütik (Cookie-k) Kezelése
• Adatvédelmi Incidensek
• Panasztétel Joga
• A Szabályzat Módosítása

1. Bevezetés

A TM Infotech Kft. (továbbiakban: Adatkezelő vagy Szolgáltató) elkötelezett az ügyfelei és felhasználói személyes adatainak védelme mellett. Jelen Adatvédelmi Szabályzat (továbbiakban: Szabályzat) részletesen bemutatja, hogyan kezeljük, tároljuk és védjük a személyes adatokat a BillPro online számlázó rendszer (továbbiakban: Szolgáltatás) használata során.

A Szabályzat összhangban van az alábbi jogszabályokkal:

• AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) – GDPR
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.)
• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.)
• 2000. évi C. törvény a számvitelről

2. Az Adatkezelő Adatai

Adatvédelmi kérdésekben kapcsolattartó: Tapolcai Tamás (ügyvezető)

Adatvédelmi tisztviselő (DPO): Nem alkalmazunk, mert tevékenységünk nem teszi kötelezővé a GDPR 37. cikke alapján.

3. Adatkezelési Alapelvek

Az adatkezelés során betartjuk a GDPR 5. cikkében foglalt alapelveket:

• Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság: Az adatkezelés jogszerű és átlátható módon történik.
• Célhoz kötöttség: Csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból gyűjtünk adatokat.
• Adattakarékosság: Csak a szükséges adatokat kezeljük.
• Pontosság: Az adatok pontosak és naprakészek.
• Korlátozott tárolhatóság: Az adatokat csak a szükséges ideig tároljuk.
• Integritás és bizalmas jelleg: Megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védjük az adatokat.
• Elszámoltathatóság: Képesek vagyunk igazolni a fenti elvek betartását.

4. Az Adatkezelés Jogalapja

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdése szerint:

5. Kezelt Adatok Köre és Céljai

5.1. Regisztrációs Adatok

Adat megnevezése	Kezelés célja	Jogalap
Vállalkozás neve	Azonosítás, szerződéskötés	GDPR 6(1)b
Székhely címe	Kapcsolattartás, számlázás	GDPR 6(1)b, 6(1)c
Adószám	Számlázás, adózási kötelezettség	GDPR 6(1)c
Kapcsolattartó neve	Kapcsolattartás, azonosítás	GDPR 6(1)b
E-mail cím	Bejelentkezés, értesítések, ügyfélszolgálat	GDPR 6(1)b
Telefonszám	Kapcsolattartás, támogatás	GDPR 6(1)b
Jelszó (titkosítva)	Hitelesítés, fiók védelme	GDPR 6(1)b

5.2. Számlázási és Pénzügyi Adatok

Adat megnevezése	Kezelés célja	Jogalap
Számlázási cím	Számlakiállítás	GDPR 6(1)c
Előfizetési csomag	Szolgáltatás nyújtása, számlázás	GDPR 6(1)b
Fizetési tranzakciók adatai	Pénzügyi nyilvántartás, jogviták	GDPR 6(1)b, 6(1)c
Bankkártya adatok	Fizetés feldolgozása (Stripe kezeli)	GDPR 6(1)b

Megjegyzés: A bankkártya adatokat közvetlenül a Stripe fizetési szolgáltató kezeli, az Adatkezelő rendszerében nem tárolódnak.

5.3. Számlázási Dokumentumok és Üzleti Adatok

A Felhasználók által a rendszerben rögzített és tárolt adatok:

• Kiállított számlák (számla, módosító, sztornó)
• Partnertörzs adatai (ügyfelek, szállítók neve, címe, adószáma)
• Termék- és szolgáltatáskatalógus
• NAV online számla adatszolgáltatási kommunikáció

Kezelés célja: A számlázási szolgáltatás nyújtása, jogszabályi kötelezettségek teljesítése

Jogalap: GDPR 6(1)b – szerződés teljesítése, GDPR 6(1)c – jogi kötelezettség (számviteli és adózási előírások)

5.4. Technikai és Naplózási Adatok

Adat megnevezése	Kezelés célja	Jogalap
IP cím	Biztonsági naplózás, visszaélések megelőzése	GDPR 6(1)f
Böngésző típusa	Kompatibilitás biztosítása	GDPR 6(1)f
Eszköz típusa	Felhasználói élmény optimalizálása	GDPR 6(1)f
Meglátogatott oldalak	Weboldal használatának elemzése (Matomo)	GDPR 6(1)a
Bejelentkezési időpontok	Biztonsági monitoring	GDPR 6(1)f
API hívások naplója	Hibakeresés, teljesítményoptimalizálás	GDPR 6(1)f
NAV kommunikációs napló	Technikai hibák azonosítása, jogviták	GDPR 6(1)c, 6(1)f

5.5. Marketing és Kommunikációs Adatok

A hírlevél feliratkozás során kezelt adatok:

• E-mail cím
• Név (ha megadja)
• Feliratkozás időpontja

Kezelés célja: Termék-frissítésekről, újdonságokról szóló tájékoztatás

Jogalap: GDPR 6(1)a – hozzájárulás (bármikor visszavonható)

Leiratkozás módja: Minden hírlevél tartalmaz leiratkozási linket, vagy a hello@billpro.hu címre küldhető kérés.

5.6. AI Dokumentum Feldolgozás Adatai

Az AI dokumentumfeldolgozási funkció (béta) során kezelt adatok:

• Beérkező e-mail címe (feladó)
• E-mail tárgya
• Csatolt PDF dokumentumok (bejövő számlák, bizonylatok)
• AI által kinyert strukturált adatok (számlaszám, összeg, dátum, partner adatok)

Jogalap: GDPR 6(1)b – szerződés teljesítése (szolgáltatás nyújtása)

6. Az Adatok Forrása

Az adatok forrása:

• Közvetlen adatközlés: A Felhasználó által megadott adatok regisztráció és használat során
• Automatikus adatgyűjtés: Technikai adatok (IP cím, böngésző típus, naplók)
• Harmadik féltől: Stripe fizetési szolgáltató (tranzakciós adatok)
• AI által feldolgozott adatok: Bejövő e-mailekből és PDF dokumentumokból

7. Adattárolási Idő

Az adatokat csak a szükséges ideig tároljuk, összhangban a GDPR 5. cikk (1) e) pontjával:

Adatkategória	Tárolási idő	Jogalap
Felhasználói fiók adatok	Fiók törlésétől számított 6 hónap	Újraaktiválási lehetőség, jogviták
Pénzügyi és számviteli dokumentumok	8 év	2000. évi C. törvény a számvitelről
Technikai naplók	6 hónap	Biztonsági monitoring, hibaelhárítás
Marketing adatok (hírlevél)	3 hónap leiratkozástól	Hozzájárulás visszavonása
AI feldolgozási adatok	Maximum 1 hónap	Feldolgozás után automatikus törlés
Matomo analitikai adatok	6 hónap	Statisztikai elemzés
NAV kommunikációs napló	8 év	Számviteli és adózási előírások

A tárolási idő lejártával az adatok automatikusan vagy kézi úton törlésre kerülnek.

8. Adatfeldolgozók

Az Adatkezelő az adatkezelés során az alábbi adatfeldolgozókat veszi igénybe a GDPR 28. cikke szerint:

8.1. Tárhelyszolgáltató

8.2. Fizetési Szolgáltató

8.3. E-mail Küldés

8.4. Webes Analitika

8.5. AI Dokumentum Feldolgozás

9. Adattovábbítás Harmadik Országba

9.1. Stripe Fizetési Szolgáltató

A Stripe Payments Europe Ltd. (Írország, EU) kezeli a fizetési tranzakciókat. A Stripe globális infrastruktúrája miatt előfordulhat, hogy egyes adatok az Európai Unión kívülre (pl. USA) kerülnek átadásra.

Megfelelési mechanizmus:

• Stripe Standard Contractual Clauses (SCC) – EU Bizottság által elfogadott szerződési záradékok
• Stripe megfelelőségi információk: https://stripe.com/privacy-center/legal

9.2. Egyéb Szolgáltatások

Minden egyéb adat (szerver, AI, analitika) az Európai Unión belül kerül tárolásra és feldolgozásra, harmadik országba történő adattovábbítás nem történik.

10. Adatbiztonsági Intézkedések

Az Adatkezelő a GDPR 32. cikke szerint megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz az adatok védelme érdekében:

10.1. Technikai Intézkedések

• Titkosítás: HTTPS/TLS protokoll minden adatkommunikációhoz
• Jelszavak védelme: Hash algoritmussal (bcrypt) titkosított jelszavak
• Tűzfal: Szerver szintű és alkalmazás szintű tűzfal
• Rendszeres biztonsági mentések: Napi automatikus backup az IONOS datacenteren belül és helyi szervereken
• Hozzáférés-szabályozás: Szerepkör-alapú hozzáférési rendszer (RBAC)
• Kétfaktoros hitelesítés: Opcionálisan elérhető adminisztrátorok számára
• Naplózás: Minden rendszer-esemény naplózása audit trail céljából
• Vírusvédelem: Szerver szintű malware és vírus védelem

10.2. Szervezési Intézkedések

• Hozzáférési jogosultságok: Csak előre kiképzett és felhatalmazott munkatársak férhetnek hozzá személyes adatokhoz
• Titoktartási kötelezettség: Minden munkatárs aláírja a titoktartási nyilatkozatot
• Incidenskezelési terv: Adatvédelmi incidensek kezelésére vonatkozó eljárásrend
• Rendszeres képzések: Munkatársak adatvédelmi és információbiztonsági képzése
• Adatvédelmi hatásvizsgálat: Új funkciók bevezetése előtt Privacy Impact Assessment (PIA)

10.3. Adattörlés és Megsemmisítés

Az adatok törlése biztonságos módon történik:

• Adatbázisból történő végleges törlés (soft delete helyett hard delete)
• Backup-ból való eltávolítás a következő backup ciklus során
• Naplófájlok törlése a megőrzési idő lejártával

11. Az Érintettek Jogai

A GDPR III. fejezete (15-22. cikkek) szerint az érintettek az alábbi jogokkal rendelkeznek:

11.1. Hozzáférési Jog (GDPR 15. cikk)

Jogosult tájékoztatást kérni arról, hogy az Adatkezelő kezeli-e a személyes adatait, és ha igen, milyen adatokat.

Kérelmezhető információk:

• Az adatkezelés céljai
• A kezelt személyes adatok kategóriái
• Címzettek, akikkel az adatokat közölték
• Az adattárolás időtartama
• Az adatforrás (ha nem közvetlenül az érintettől származik)

11.2. Helyesbítéshez Való Jog (GDPR 16. cikk)

Kérheti a pontatlan személyes adatok helyesbítését vagy kiegészítését.

Hogyan? A Felhasználói Fiókban közvetlenül módosíthatók az adatok, vagy írhat a hello@billpro.hu címre.

11.3. Törléshez Való Jog / "Elfeledtetéshez Való Jog" (GDPR 17. cikk)

Kérheti személyes adatainak törlését, ha:

• Az adatokra már nincs szükség az eredeti adatkezelési célhoz
• Visszavonja hozzájárulását és nincs más jogalap
• Tiltakozik az adatkezelés ellen
• Az adatokat jogellenesen kezelték

Fontos: A törlés nem alkalmazható, ha az adatkezelés szükséges:

• Jogi kötelezettség teljesítéséhez (pl. számviteli előírások – 8 év)
• Jogi igények előterjesztéséhez vagy védelméhez

11.4. Adatkezelés Korlátozásához Való Jog (GDPR 18. cikk)

Kérheti az adatkezelés korlátozását (az adatok zárolását törlés helyett), ha:

• Vitatja az adatok pontosságát
• Az adatkezelés jogellenes, de nem kéri a törlést
• Az adatokra már nincs szükség, de Ön jogi igények érvényesítéséhez kéri

11.5. Adathordozhatósághoz Való Jog (GDPR 20. cikk)

Jogosult:

• Megkapni a személyes adatait tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban (CSV)
• Ezeket az adatokat másik adatkezelőhöz továbbítani

Hogyan? A Felhasználói Fiókban az "Adatok exportálása" funkcióval CSV formátumban letöltheti az összes adatát.

11.6. Tiltakozáshoz Való Jog (GDPR 21. cikk)

Tiltakozhat az adatkezelés ellen, ha az jogos érdeken (GDPR 6(1)f) alapul.

Például: Marketing célú megkeresések, profilalkotás

11.7. Automatizált Döntéshozatal és Profilalkotás (GDPR 22. cikk)

A BillPro rendszer nem alkalmaz automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely az érintettre nézve joghatással járna.

11.8. Hozzájárulás Visszavonása

Ha az adatkezelés hozzájáruláson alapul, azt bármikor visszavonhatja. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

Hírlevél leiratkozás: Minden hírlevélben található leiratkozási link, vagy írjon a hello@billpro.hu címre.

11.9. Jogok Gyakorlásának Módja

Kérelmét az alábbi módokon nyújthatja be:

• E-mailben: hello@billpro.hu
• Postai úton: 9325 Sopronnémet, Hunyadi utca 3/A
• Telefonon: +36 (21) 202-5707

11.10. Személyazonosság Igazolása

A jogosulatlan adathozzáférés elkerülése érdekében az Adatkezelő jogosult az érintett személyazonosságának ellenőrzésére a kérelem teljesítése előtt.

Módszer: Bejelentkezett felhasználó fiókból érkező kérelem automatikusan hitelesített. Egyéb esetben személyazonosító igazolás másolata kérhető.

12. Sütik (Cookie-k) Kezelése

12.1. Mit Jelent a Cookie?

A cookie (süti) egy kis méretű szövegfájl, amelyet a weboldal a látogató számítógépén vagy mobileszközén tárol, hogy megjegyezze a felhasználó beállításait és javítsa a felhasználói élményt.

12.2. A BillPro Által Használt Cookie-k

Cookie neve	Típus	Cél	Élettartam
billpro_session	Feltétlenül szükséges	Felhasználó bejelentkezésének fenntartása	Munkamenet vége
XSRF-TOKEN	Feltétlenül szükséges	Biztonság (CSRF védelem)	Munkamenet vége

12.3. Matomo Analitika - Cookieless Tracking

A BillPro nem használ követő cookie-kat az analitikához. A Matomo cookieless módban fut, amely:

• Nem helyez el cookie-kat a felhasználó eszközén
• IP címek anonimizálásával dolgozik (utolsó oktett törlése)
• Nem teszi lehetővé a felhasználók egyedi azonosítását
• Kizárólag aggregált statisztikai adatokat gyűjt

12.4. Cookie-k Kezelése

A felhasználó bármikor törölheti a cookie-kat a böngésző beállításain keresztül:

• Google Chrome: Beállítások → Adatvédelem és biztonság → Sütik és más webhelyadatok
• Firefox: Beállítások → Adatvédelem és biztonság → Sütik és oldaladatok
• Safari: Beállítások → Adatvédelem → Sütik kezelése
• Edge: Beállítások → Sütik és webhelyengedélyek

13. Adatvédelmi Incidensek

13.1. Incidens Kezelési Folyamat

Adatvédelmi incidens esetén (pl. adatszivárgás, jogosulatlan hozzáférés) az Adatkezelő az alábbi lépéseket teszi:

1. Az incidens azonnali észlelése és dokumentálása
2. Az incidens elhárítása és a további károk megelőzése
3. Az incidens súlyosságának és kockázatának felmérése
4. Bejelentés a felügyeleti hatóságnak (NAIH) – 72 órán belül, ha magas kockázatú
5. Tájékoztatás az érintetteknek – ha az incidens magas kockázatot jelent a jogaikra nézve

13.2. Bejelentés a NAIH-nak

A GDPR 33. cikke szerint az Adatkezelő köteles az adatvédelmi incidenst 72 órán belül bejelenteni a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnak (NAIH), ha az valószínűsíthetően kockázatot jelent az érintettek jogaira és szabadságaira nézve.

13.3. Érintettek Tájékoztatása

Ha az incidens magas kockázatot jelent az érintettek jogaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintetteket (GDPR 34. cikk).

13.4. Incidens Bejelentése

Ha adatvédelmi incidenst észlel, kérjük, haladéktalanul értesítse az Adatkezelőt:

• E-mail: hello@billpro.hu (tárgy: "Adatvédelmi incidens")
• Telefon: +36 (21) 202-5707

14. Panasztétel Joga

14.1. Panasz a Felügyeleti Hatóságnál

A GDPR 77. cikke szerint jogosult panaszt benyújtani a felügyeleti hatóságnál, ha úgy véli, hogy a személyes adatainak kezelése megsérti a GDPR rendelkezéseit.

14.2. Bírósági Jogorvoslat

A GDPR 79. cikke alapján jogosult bírósági jogorvoslattal élni, ha úgy véli, hogy a GDPR megsértése következtében sérültek a jogai.

Illetékes bíróság: Győri Törvényszék (9021 Győr, Arató tér 4.)

14.3. Kártérítés

A GDPR 82. cikke szerint jogosult kártérítésre, ha a GDPR megsértése következtében vagyoni vagy nem vagyoni kár érte.

15. A Szabályzat Módosítása

15.1. Módosítás Joga

Az Adatkezelő fenntartja a jogot, hogy jelen Szabályzatot egyoldalúan módosítsa, különösen:

• Jogszabályi változások esetén
• Hatósági iránymutatások alapján
• Új szolgáltatások bevezetésekor
• Adatkezelési gyakorlat megváltozásakor

15.2. Értesítés a Módosításról

A módosított Szabályzatot legalább 15 nappal a hatálybalépés előtt közzétesszük:

• A https://billpro.hu/adatvedelem weboldalon
• E-mail értesítés a regisztrált felhasználóknak

15.3. Hatálybalépés

A módosított Szabályzat a közzététel időpontjában lép hatályba. A Szolgáltatás további használatával a Felhasználó elfogadja a módosított feltételeket.

16. Egyéb Rendelkezések

16.1. Adatkezelési Nyilvántartás

Az Adatkezelő a GDPR 30. cikke szerint nyilvántartást vezet az adatkezelési tevékenységeiről. A nyilvántartás az érintettek kérésére rendelkezésre áll.

16.2. Adatvédelmi Hatásvizsgálat

Új adatkezelési tevékenységek (különösen új technológiák, AI funkciók) bevezetése előtt az Adatkezelő adatvédelmi hatásvizsgálatot (DPIA – Data Protection Impact Assessment) végez, ha az magas kockázattal járhat az érintettek jogaira nézve.

16.3. Kiskorúak Adatainak Védelme

A BillPro szolgáltatás nem érhető el 18 éven aluliak számára. Az Adatkezelő nem gyűjt tudatosan 18 év alatti személyektől adatokat.

16.4. Kapcsolattartás Adatvédelmi Ügyekben

Ha kérdése vagy kérelme van az adatkezeléssel kapcsolatban, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot:

16.5. Nyelvek

Jelen Szabályzat magyar nyelven készült. Fordítás esetén a magyar nyelvű változat az irányadó.

16.6. Elválaszthatóság

Ha jelen Szabályzat bármely rendelkezése érvénytelenné vagy végrehajthatatlanná válik, az nem érinti a többi rendelkezés érvényességét.

17. Hatálybalépés és Érvényesség

Jelen Adatvédelmi Szabályzat hatálybalépésének időpontja: 2024. május 15.

A Szabályzat visszavonásig vagy új verzió közzétételéig érvényes.

Összefoglaló Táblázat - Gyors Áttekintés

Kérdés	Válasz
Ki az adatkezelő?	TM Infotech Kft.
Milyen adatokat kezelünk?	Vállalkozási adatok, kapcsolattartó adatok, számlázási információk, technikai naplók
Miért kezeljük az adatokat?	Számlázó szolgáltatás nyújtása, szerződés teljesítése, jogszabályi kötelezettségek
Meddig tároljuk az adatokat?	Felhasználói adatok: 6 hónap, Pénzügyi dokumentumok: 8 év, Technikai naplók: 6 hónap
Hol tároljuk az adatokat?	IONOS datacenter, Frankfurt, Németország (EU)
Továbbítunk adatot harmadik országba?	Igen, Stripe fizetési szolgáltatónál (SCC biztosítékokkal)
Használunk követő cookie-kat?	Nem, csak munkamenet cookie-k és cookieless Matomo analitika
Van adatvédelmi tisztviselő (DPO)?	Nem, nem kötelező
Hogyan gyakorolhatom a jogaimat?	hello@billpro.hu vagy +36 (21) 202-5707
Hova panaszolhatok?	NAIH (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság) - www.naih.hu